Dokumenty i składki do ZUS w razie rozstania z pracownikiem

Rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę nie oznacza jedynie zaprzestania wykazywania go w raportach ZUS. W pierwszej kolejności należy go wyrejestrować z ubezpieczeń. Jeśli w czasie zatrudnienia pracownik zgłosił do ubezpieczenia zdrowotnego członków swojej rodziny, trzeba również sporządzić dokumenty wyrejestrowujące za te osoby. Warto też pamiętać, które wypłaty dokonywane zwalnianemu pracownikowi nie podlegają oskładkowaniu.

Data wyrejestrowania

Po rozwiązaniu z pracownikiem umowy o pracę, pracodawca ma obowiązek wyrejestrować go z ubezpieczeń, na druku ZUS ZWUA. Jako datę wyrejestrowania z ubezpieczeń podaje się w nim następny dzień po dniu, w którym ustał stosunek pracy.

Druk ZUS ZWUA jest dostępny w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Składki ZUS.

Formularz wyrejestrowujący pracodawca ma obowiązek przekazać do ZUS w terminie 7 dni od daty rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę. Obliczając 7-dniowy termin należy liczyć go począwszy od następnego dnia, w którym ustał stosunek pracy. Ostatnim dniem na dokonanie wyrejestrowania pracownika w ZUS jest ostatni z wyznaczonej liczby dni (tu: 7). Jeżeli ostatni dzień tego terminu przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, to w takiej sytuacji zgłoszenia dokonuje się w najbliższym następnym dniu powszednim (przykład).

Wyrejestrowanie rodziny

Wyrejestrowując pracownika z ubezpieczeń w ZUS po rozwiązaniu z nim umowy o pracę, pracodawca ma też obowiązek wyrejestrować z ubezpieczenia zdrowotnego członków jego rodziny. Samo wyrejestrowanie pracownika z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA nie powoduje bowiem automatycznego wyrejestrowania członków jego rodziny, zgłoszonych wcześniej do ubezpieczenia zdrowotnego. Wyrejestrowania członków rodziny pracodawca dokonuje na formularzu ZUS ZCNA, z tą samą datą, z jaką dokonano wyrejestrowania z ubezpieczeń pracownika.

Wypowiedzenie bez świadczenia pracy

Zdarza się, że pracodawca wypowiadając pracownikowi umowę o pracę, zwalnia go z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia z jednoczesnym zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Pracodawcy często mają wówczas wątpliwości czy okres ten należy wykazać w raportach ZUS jako okres usprawiedliwionej nieobecności pracownika. W takim jednak przypadku nie ma to zastosowania. Okresu wypowiedzenia, w trakcie którego pracownik nie będzie wykonywał pracy, pracodawca nie wykazuje w raporcie ZUS RSA jako usprawiedliwionej nieobecności pracownika z kodem przerwy 151.

Pracodawca, który w okresie wypowiedzenia zwalnia pracownika z obowiązku świadczenia pracy, musi się liczyć z obowiązkiem wypłacenia mu wynagrodzenia za ten okres. Od kwoty wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia zakład pracy musi naliczyć i opłacić składki ubezpieczeniowe na ogólnych zasadach. Wynagrodzenie to stanowi bowiem przychód ze stosunku pracy podlegający oskładkowaniu (w raporcie ZUS RCA) na ogólnych zasadach obowiązujących pracowników.

Wypłaty dla zwalnianego pracownika

Rozstając się z pracownikiem, pracodawca niemal w każdym przypadku dokonuje określonych wypłat. Ich rodzaj zależy od przyczyny zwolnienia. Niektóre z nich nie podlegają oskładkowaniu.

Pracownik, który w czasie zatrudnienia nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego z uwagi na rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy, nabywa prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Stanowi on dla pracownika przychód ze stosunku pracy, który nie został zwolniony ze składek ZUS. Pracodawca powinien więc uwzględnić go w podstawie wymiaru składek zarówno na ubezpieczenia społeczne, jak i na ubezpieczenie zdrowotne zwolnionego pracownika.

Spora część pracowników zwalnianych z pracy z przyczyn ich niedotyczących ma zagwarantowane prawo do odprawy. Podstawą prawną jej wypłaty są nie tylko przepisy ustawowe, ale również wewnątrzzakładowe. Prawo do odprawy może też przewidywać umowa o pracę. Najbardziej "popularną" jest odprawa wypłacana na podstawie tzw. ustawy o zwolnieniach grupowych. Wszelkie odprawy wypłacane z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, w tym z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, są wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS.

Podstawy do oskładkowania nie stanowią również odprawy pieniężne przysługujące pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę.

Do podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych nie wlicza się również odszkodowania wypłaconego pracownikowi z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia umowy o pracę.

Wypłata po rozwiązaniu umowy

Rozstając się z pracownikiem pracodawca wiele świadczeń wypłaca mu w ostatnim dniu zatrudnienia. Niekiedy jednak jest tak, że wypłata następuje już po rozwiązaniu umowy o pracę. Takie wypłaty stanowią dla byłego już pracownika przychód ze stosunku pracy, a tym samym również podstawę do naliczenia składek (społecznych i zdrowotnej oraz ewentualnie składek na FP i FGŚP).

Ustalając czy dana wypłata stanowi przychód ze stosunku pracy, nie bierzemy pod uwagę tego, czy pracownik pozostaje w zatrudnieniu w momencie jej dokonania przez pracodawcę. W takim przypadku ważne jest, że przychód został osiągnięty przez daną osobę z tytułu wykonywania zatrudnienia w ramach umowy o pracę. Podlega on oskładkowaniu na takich samych zasadach jak przychód pracowników pozostających w zatrudnieniu.

Jeśli jednak wypłata nastąpi w następnym miesiącu po ustaniu stosunku pracy, pracownika należy wykazać z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00.