Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Składki, zasiłki, emerytury  »  Składki ZUS  »   Formalności w ZUS w razie zatrudnienia pracownika
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Formalności w ZUS w razie zatrudnienia pracownika

Gazeta Podatkowa nr 66 (1107) z dnia 18.08.2014
Dorota Wyderska

Zatrudniając pracownika pracodawca staje się dla niego płatnikiem składek. W pierwszej kolejności do jego obowiązków należy zgłoszenie zatrudnionej osoby do ubezpieczeń w ZUS. Jednak samo zgłoszenie to nie wszystko. Obowiązkiem każdego płatnika jest też comiesięczne sporządzanie dokumentów rozliczeniowych i opłacanie składek ubezpieczeniowych. Składki te trzeba naliczać nie tylko od wypłacanego pracownikowi wynagrodzenia, ale też np. od wartości pieniężnej przekazywanych mu świadczeń w naturze. Jeśli pracownik posiada członków rodziny, których powinien zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego, formalności związanych z takim zgłoszeniem również dokonuje pracodawca.


Zgłoszenie pracownika

Zgłoszenia pracownika do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych (tj. emerytalnego, rentowych, chorobowego i wypadkowego) oraz ubezpieczenia zdrowotnego pracodawca dokonuje na druku zgłoszeniowym ZUS ZUA. Jako kod tytułu ubezpieczenia podaje 01 10 X X, a w przypadku pracownika młodocianego - 01 20 X X.

Formularz ten powinien przekazać do ZUS w terminie 7 dni, licząc od momentu nawiązania stosunku pracy. Termin ten pracodawca powinien liczyć od następnego dnia po nawiązaniu stosunku pracy. Jeśli ostatni dzień na zgłoszenie pracownika w ZUS przypada w niedzielę lub święto, wówczas zgłoszenia należy dokonać w najbliższy dzień powszedni.

W danych identyfikacyjnych pracownika na druku ZUS ZUA (a następnie w raportach miesięcznych) pracodawca podaje jego PESEL. Tylko w przypadku, gdy pracownikowi nie nadano tego numeru, pracodawca podaje serię i numer jego dowodu osobistego lub paszportu.


7 dni - termin na zgłoszenie pracownika w ZUS, licząc od dnia nawiązania stosunku pracy.


Członkowie rodziny

Wprawdzie obowiązek zgłoszenia członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego ciąży na osobie ubezpieczonej (tu: na pracowniku), to jednak formalności związanych ze zgłoszeniem takiej osoby dokonuje pracodawca, wykorzystując do tego druk ZUS ZCNA.

Za członków rodziny osoby ubezpieczonej uważa się:

  • dziecko własne, drugiego małżonka, przysposobione, dziecko obce w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka albo dla którego ustanowiono opiekę oraz wnuka - do ukończenia przez nie 18 lat, a jeśli kształci się dalej - do ukończenia 26 lat; jeżeli natomiast dziecko posiada orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub inne traktowane na równi - nie ma ograniczenia wieku, 
     
  • małżonka, 
     
  • wstępnych (np. rodziców, dziadków) pozostających z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym.


Podstawa do składek

Składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe nalicza się pracownikowi od przychodu w rozumieniu przepisów o pdof, jaki uzyskuje on u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Za przychody ze stosunku pracy uważa się nie tylko wynagrodzenie zasadnicze czy za godziny nadliczbowe, ale także różnego rodzaju dodatki (np. stażowy, funkcyjny), nagrody (np. jubileuszowe, roczne), premie pieniężne czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Do przychodów pracowniczych zalicza się także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika oraz wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych trzeba pamiętać, że roczna jej wysokość nie może przekroczyć 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. W 2014 r. limit ten wynosi 112.380 zł.

Składkę chorobową i wypadkową nalicza się od tej samej kwoty co składki emerytalno-rentowe, ale bez uwzględniania rocznego limitu podstawy ich wymiaru.

W podstawie wymiaru składek społecznych nie uwzględnia się pracownikowi:

Z kolei podstawę wymiaru składki zdrowotnej pracownika ustala się według tych samych przepisów co podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych. Różnica jest jedynie taka, że podstawa wymiaru składki zdrowotnej nie podlega rocznemu ograniczeniu oraz nie wyłącza się z niej wynagrodzenia chorobowego. Ponadto podstawę wymiaru składki zdrowotnej pomniejsza się o kwoty składek: emerytalnej, rentowych i chorobowej finansowanych ze środków pracownika.


Rozliczanie składek

Składki na ubezpieczenia społeczne za pracownika pracodawca oblicza, rozlicza (również te finansowane przez pracownika) i w całości przekazuje co miesiąc do ZUS wraz ze składkami finansowanymi z własnych środków. Analogicznie jest ze składką zdrowotną. Jeśli jednak obliczona przez pracodawcę składka zdrowotna pracownika jest wyższa od wyliczonej mu zaliczki na podatek dochodowy, obniża się ją do wysokości zaliczki i w tej obniżonej wysokości wpłaca do ZUS.


Comiesięczne rozliczenia

Za osobę zatrudnioną na etacie pracodawca co miesiąc musi sporządzać do ZUS dokumenty rozliczeniowe. Nalicza w nich składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od wszystkich wypłat w gotówce i wartości świadczeń w naturze dokonanych lub postawionych do dyspozycji pracownika w danym miesiącu kalendarzowym, bez względu na okres, którego te wypłaty dotyczą. Składki na przedmiotowe ubezpieczenia nalicza się w imiennym raporcie ZUS RCA. Raport ten sporządza się za każdy miesiąc, w którym pracownik faktycznie uzyskał przychód lub postawiono mu go do jego dyspozycji.

W czasie zatrudnienia mogą wystąpić ewentualne przerwy w opłacaniu za pracownika składek ubezpieczeniowych, spowodowane np. chorobą czy urlopem bezpłatnym. Wykazuje się je w raporcie ZUS RSA. W raporcie tym wykazuje się też świadczenia chorobowe wypłacone pracownikowi (dotyczy to jednak tylko pracodawców uprawnionych do ich wypłaty).

Raporty miesięczne sporządzone za pracownika (a w przypadku, gdy pracodawcą jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą - również za siebie) dołącza się do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA i jako komplet przekazuje do ZUS. Dokumenty rozliczeniowe sporządzone za dany miesiąc pracodawca przekazuje w terminie do 15. dnia następnego miesiąca (jedynie zakłady budżetowe przesyłają je do 5. dnia następnego miesiąca). W tym samym terminie powinien też opłacić należne składki ubezpieczeniowe.


Inne składki

Za osoby zatrudnione na umowę o pracę pracodawca opłaca też (z własnych środków) składkę na Fundusz Pracy. Wynosi ona 2,45% podstawy wymiaru. Nalicza się ją od kwoty stanowiącej podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych (bez stosowania jej rocznego limitu), wynoszącej w przeliczeniu na okres miesiąca co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę. Pracodawca ma też obowiązek opłacania za pracownika składki na FGŚP (0,10% podstawy wymiaru). Również tę składkę ustala się od wypłat stanowiących podstawę naliczenia składek emerytalno-rentowych (bez stosowania jej rocznego limitu).

W niektórych przypadkach pracodawca może być zwolniony z opłacania za pracowników składek na te Fundusze (patrz tabela).

Zwolnienie pracodawcy z opłacania składek na FP i FGŚP
Na kogo przysługuje? Okres zwolnienia

Pracownicy powracający z urlopów: macierzyńskiego (podstawowego i dodatkowego), na warunkach urlopu macierzyńskiego (podstawowego i dodatkowego), rodzicielskiego i wychowawczego

36 miesięcy

Pracownicy, którzy ukończyli 50. rok życia i przed zatrudnieniem pozostawali w ewidencji bezrobotnych przez co najmniej 30 dni

12 miesięcy

Pracownicy, którzy nie ukończyli 30. roku życia i podjęli zatrudnienie na podstawie skierowania z PUP

12 miesięcy

Pracownicy, którzy ukończyli co najmniej: 55 lat - w przypadku kobiet i 60 lat - w przypadku mężczyzn

bezterminowo


Roczny raport

Oprócz comiesięcznego rozliczania składek do ZUS pracodawca ma też obowiązek przekazać pracownikowi roczną informację o naliczonych składkach do ZUS, ewentualnych przerwach w ich opłacaniu oraz wypłaconych świadczeniach. Powinien ją przekazać zatrudnionemu w terminie do 28 lutego następnego roku za rok poprzedni w podziale na poszczególne miesiące. Pracownik ma też prawo zawnioskować u pracodawcy o wydanie miesięcznej informacji o naliczonych składkach. Wówczas pracodawca nie może mu odmówić jej wystawienia. Zatrudniony nie może jednak jej żądać częściej niż tylko raz na miesiąc za miesiąc poprzedni.

Przykład

Spółka cywilna zatrudniła od 1 sierpnia 2014 r. na podstawie umowy o pracę na pełny etat mężczyznę w wieku 32 lat. Stałe miesięczne wynagrodzenie w kwocie 3.500 zł będzie mu wypłacane na koniec każdego miesiąca kalendarzowego. Od wypłaty dokonanej na koniec sierpnia 2014 r. spółka naliczy:

Wynagrodzenie brutto:

3.500 zł

Podstawa wymiaru składek społecznych:

3.500 zł

Składki społeczne finansowane ze środków pracownika

Składka emerytalna (9,76%)

341,60 zł

Składka rentowa (1,5%)

52,50 zł

Składka chorobowa (2,45%)

85,75 zł

Razem składki społeczne finansowane przez pracownika:

479,85 zł

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (3.500 zł - 479,85 zł):

3.020,15 zł
   - składka zdrowotna 9% 271,81 zł
   - składka zdrowotna 7,75% 234,06 zł

Koszty uzyskania przychodu

111,25 zł

Podstawa obliczenia zaliczki, po zaokrągleniu: 3.500 zł - (111,25 zł + 479,85 zł)

2.909 zł

Zaliczka na podatek: (2.909 zł × 18%) - 46,33 zł

477,29 zł

Zaliczka do urzędu skarbowego, po zaokrągleniu (477,29 zł - 234,06 zł):

243 zł

Do wypłaty pracownikowi 3.500 zł - (479,85 zł + 271,81 zł + 243 zł)

2.505,34 zł

Od dokonanej wypłaty spółka naliczy też składki na ubezpieczenia społeczne finansowane z jej środków:

Podstawa wymiaru składek społecznych

3.500 zł

składka emerytalna (9,76%)

341,60 zł

składka rentowa (6,5%)

227,50 zł

składkę wypadkową (zakładamy, że spółkę obowiązuje stopa procentowa tej składki w wysokości 1,93%)

67,55 zł

Wyliczone składki pracodawca wykaże w raporcie ZUS RCA sporządzonym za pracownika za sierpień 2014 r. w następujący sposób:

Formalności w ZUS w razie zatrudnienia pracownika

Od wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia spółka będzie też musiała naliczyć składki na FP i FGŚP w wysokości odpowiednio: 85,75 zł i 3,50 zł. Wszystkie składki naliczone za pracownika spółka wykaże w deklaracji rozliczeniowej sporządzonej za sierpień 2014 r.

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Składki ZUS - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.