Z jaką częstotliwością pracodawca finansuje pracownikom zatrudnionym przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy przy komputerze okulary korygujące wzrok? Czy może wprowadzić do regulaminu postanowienie ograniczające częstotliwość zakupu szkieł i oprawek, np. raz na 3 lata? Jak powinien postąpić, gdy w 3-letnim okresie lekarz "profilaktyk" wyda orzeczenie nakazujące zmianę używanych przez pracownika okularów? Czy kwota zwrotu kosztów zakupu okularów korekcyjnych jest w całości zwolniona ze składek ZUS i podatku dochodowego?
Konieczność zapewnienia pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi okularów korygujących wzrok wynika z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. nr 148, poz. 973). Według jego § 8 ust. 2 obowiązek ten spoczywa na pracodawcy, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeśli wyniki badań okulistycznych przeprowadzanych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania przy obsłudze monitora ekranowego. Przepis ten nie ustala więc częstotliwości powstawania po stronie pracownika prawa do refundacji okularów korekcyjnych, pozostawiając decyzję w tej sprawie w gestii pracodawcy.
Wiele firm decyduje się na wprowadzenie odpowiednich postanowień w regulaminach wynagradzania wskazując, że refundacja zakupu okularów korekcyjnych występuje np. co 2 lub 3 lata, a jej podstawą jest orzeczenie lekarskie stwierdzające konieczność ich stosowania przy pracy z monitorem ekranowym. Często określają one jednocześnie kwotę dofinansowania zakładu do zakupu okularów, która w założeniach ustawodawcy powinna umożliwić pracownikowi zakup zaleconych przez lekarza-okulistę szkieł oraz najprostszych oprawek. Jeśli pracownicy nie zgłaszają faktu pogorszenia zdrowia, a ich nieobecności w pracy w związku z chorobą nie przekraczają 30 dni, istnieje duże prawdopodobieństwo, że postanowienie to będzie powszechnie stosowane w praktyce. W takim przypadku badania lekarskie będą przeprowadzane terminowo, więc pracodawca może dostosować częstotliwość ich występowania z rytmem przyznawania dofinansowania do zakupu okularów. Warto jednak pamiętać, że regulamin wynagradzania nie wyłącza przepisu rozporządzenia, przyznającego decydujący głos lekarzowi sprawującemu profilaktyczną opiekę nad pracownikami. Jeśli pracownik zgłosi pracodawcy podejrzenia co do nagłego pogorszenia się jego wzroku lub będzie nieobecny w pracy dłużej niż 30 dni w związku z chorobą, wystąpi konieczność przeprowadzenia badań kontrolnych. W trakcie takich badań lekarz może stwierdzić pogorszenie się wzroku pracownika, a co za tym idzie wystawić orzeczenie wymagające, by przy wykonywaniu pracy z monitorem ekranowym pracownik ten stosował inne okulary korygujące wzrok. W takich okolicznościach pracodawca musi przyznać refundację również, gdy nie upłynął jeszcze okres wynikający z regulaminu pracy.
Postanowienie regulaminowe, o którym mowa na wstępie, znajdzie zastosowanie do pozostałych przypadków, w których pracownicy ubiegają się o refundację przed terminem. W praktyce oznacza to, że pracodawca będzie mógł odmówić przedterminowej wypłaty świadczenia w przypadkach, gdy nie jest to uzasadnione orzeczeniem lekarskim, lecz np. zagubieniem lub zniszczeniem używanych dotychczas okularów.
| Przykład |
Pracodawca postanowił wprowadzić na potrzeby zakładu regulację, zgodnie z którą zwrot za okulary korygujące wzrok, wymagane przy pracy z monitorem ekranowym, będzie pracownikom przysługiwał nie częściej niż co 3 lata. Jest to okres zbieżny z częstotliwością przeprowadzania badań profilaktycznych tej grupy pracowników, zaleconą przez lekarza medycyny pracy. Pracodawca może wprowadzić takie ograniczenie z jednym zastrzeżeniem, że pracownik nabędzie prawo do tego świadczenia także poza tym terminem w przypadku badań profilaktycznych, w wyniku których lekarz zaleci zakup nowych szkieł, a pracownik przedstawi dokument potwierdzający jego dokonanie. Ograniczenie w częstotliwości wypłaty zwrotu kosztu okularów znajdzie zatem zastosowanie jedynie do tych pracowników, którzy zniszczą lub zgubią zakupione wcześniej okulary w okresie, w którym poprzednie orzeczenie lekarskie pozostaje aktualne.
Z podstawy wymiaru składek ZUS wyłączona jest m.in. wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra. Tak wynika z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego. Wolne od podatku dochodowego są natomiast świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof). Tym samym sfinansowany przez pracodawcę koszt zakupu okularów korygujących wzrok pracownikowi zatrudnionemu przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy przy komputerze nie podlega oskładkowaniu i opodatkowaniu, o ile stosowanie okularów wynika z zalecenia lekarza okulisty przeprowadzającego okresowe badanie.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
